云南财经大学国际工商学院档案管理办法　　

第一章 总 则　　

第一条 为加强我院档案的管理和收集、整理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《档案法》和学校档案管理办法的有关规定，结合我院实际，制订本办法。　　

第二条 本办法所指的档案是我院在教学、科研、党政管理以及其他各项工作中直接形成的反映我院活动历史的对我院和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录以及上级有关部门下发和我院上报的相关文件。包括文字材料、图纸、图表、照片、录音带、录像带、光盘、实物等。　　

第三条 学院各部门在工作中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学院档案管理部门集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，以便档案信息资源的开发利用，实现资源共享。　　

第四条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作，要把档案工作纳入学院整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。　　

第二章 机构设置与工作职责　　

第五条 学院确定一名副院长分管档案工作，由办公室具体负责，教务中心、研究生教育中心，学生指导中心、资源管理中心等部门协助工作，并在业务上接受学校档案馆的领导与指导。　　

第六条 建立综合档案室，隶属于学院办公室，由办公室配备一名兼职档案管理人员具体承办学院档案的收集、整理、组卷和归档工作。学院下属各部门应指定相应的兼职档案管理人员负责本部门档案文件材料的形成、积累、整理、归档、管理等工作，并在规定时间内将档案移交综合档案室。　　

第七条 综合档案室的基本任务：　　

1．贯彻执行国家、省、教育部、学校关于档案工作法规、政策、规定，规划全院档案工作；　　

2．制定本院关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况；　　

3．负责接收（征集）、分类、编目、鉴定、统计、保管全院各类档案和有关资料；　　

4．开展档案利用工作；　　

5．办理学院领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。　　

第八条 分管领导职责：　　

1．负责档案管理工作的全面领导，确保档案工作的宏观建设，努力提高档案工作科学管理水平。　　

2．把档案工作列入学院议事日程，纳入目标管理，定期研究、检查、督促，确保完成档案工作任务。　　

3．根据档案工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力和物力。　　

第九条 档案管理人员职责：　　

1．宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。　　

2．建立健全档案工作制度，规划草拟学院档案管理制度，并认真贯彻执行。　　

3．按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。　　

4．集中统一管理学院全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。　　

5．熟悉档案室收归档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。　　

6．认真做好档案室管理，维护档案的完整、安全。　　

7．完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。　　

第三章 归档范围与保存期限　　

第十条 学院文件材料的归档范围：　　

1．党政管理类：主要包括学院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；学院及各部门的工作计划、总结；学校与学院关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。　　

2．教学类：主要包括学生管理部门和教学管理部门在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料。　　

3．科研类：主要包括反映科研管理和科研实践等活动中形成的具有保存价值的文件材料。　　

4．外事类：主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中的文件材料；授予中、外学者及著名社会活动家名誉职务的有关材料等。　　

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。 　　

第十一条 各类档案的保管期限。学院各类文档根据其价值分为永久保管、长期保管（50年）和短期保管（10年以内）三种。凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学院一般工作活动的，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管；凡在短期内对学院工作有查考利用价值的，列为短期保管。　　

第四章 文件材料的归档与交接　　

第十二条 建立和完善文件材料归档制度，并纳入学院教学、科研和党政管理人员的职责范围内，做到每项教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。　　

第十三条 各部门在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的，应定期向综合档案室移交。任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。　　

第十四条 各项工作与档案工作应实行“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。　　

第十五条 学院档案实行文件材料形成或保管部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门分管领导审查后，向综合档案室办理移交手续。综合档案室要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。　　

第十六条 接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：　　

1．立卷原则，按文件材料的形成规定和特征，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 　　

2．归档的文件应齐全完整，按年度、问题、保存价值分类立卷。卷内文件排列顺序，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；跨年度的总结应放在针对年度，跨年度的批复应放在批复年度。　　

3．专题性、成套性档案按阶段、结构、部件等分别组卷。　　

4．归档的案卷必须按规定格式，填写卷内目录。对文件材料原有的题目不能随意更改和简化，对文件作者、文号、日期、页数用钢笔逐一填写清楚，声像材料应用文字标出摄像或录音的中心内容、时间、地点。卷内文件材料情况说明应填写在备考表内，并将立卷人、检查人姓名、时间填写上。 　　

5．卷案标题的拟写，必须按照作者、内容、名称（文种）三要素的原则，文字要简明确切，科学反映卷内内容。　　

6．文件材料应质地优良，书写工整，字迹清晰、耐久。严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。　　

7．文件材料装订前应去掉金属物，破损文件要修复，字迹模糊的应复制，装订用三孔一线。　　

第十七条 部门立卷归档分工为：综合性的材料由学院办公室负责立卷归档；其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。　　

第十八条 归档时间按以下要求：　　

1．学院管理部门及按年度归档的部门，在次年六月底前完成；　　

2．教学部门应在次学年寒假前归档。　　

第十九条 档案移交时，必须填写《文件材料接收登记本》，由交接员与档案管理员签名验收，一式二份，双方各执一份。　　

第二十条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。　　

第五章 档案管理与利用　　

第二十一条 综合档案室对室藏档案进行分类、编号和排列。　　

第二十二条 综合档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收进、整理、保管利用和室内各种数据情况进行检查和统计。　　

第二十三条 综合档案室要定期对档案进行检查，切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防盗、防火、防污染等工作，确保档案的安全。　　

第二十四条 综合档案室对保管期限已满的档案逐步进行鉴定，对失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经分管领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。　　

第二十五条 综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。　　

第二十六条 综合档案室保存的档案，主要供本院利用。凡需利用室藏档案者，均应按规定办理审批及利用登记手续。档案室应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，当事人要写出书面报告，报请学院处理。如其他单位或个人需要查阅时，应持介绍信，经分管领导同意后，方可查阅。　　

第七章 附 则　　

第二十七条 本办法自发布之日起试行。　　

第二十八条 本办法由学院办公室负责解释试行。